Im Mai 2025 sorgte eine Nachricht für Aufsehen. Die britische Spedition Knights of Old musste nach 160 Jahren Firmengeschichte schließen – nicht wegen fehlender Aufträge, sondern wegen eines Cyberangriffs.
Die Hacker verschlüsselten zentrale Finanzdaten. Berichte an Banken konnten nicht mehr fristgerecht eingereicht werden, und das Unternehmen wurde zahlungsunfähig. „Wir dachten, unsere Sicherheitsmaßnahmen wären gut“, sagte der frühere Direktor Paul Abbott der BBC. „Aber das war nicht genug.“
Der Fall zeigt, wie verletzlich selbst erfahrene Unternehmen sind.
Nicht nur große Betriebe sind betroffen. Auch Mittelständler geraten zunehmend ins Visier. Wo digitale Abläufe den Betrieb tragen, kann ein einziger Datenverlust alles stoppen – Lieferketten, Gehaltsläufe, selbst die Kommunikation mit Banken.
Doch es gibt Wege, Informationen nicht nur zu speichern, sondern wirklich zu schützen. Datenräume bieten genau das: eine gesicherte Online-Umgebung, in der vertrauliche Dokumente zentral abgelegt, geteilt und nachverfolgt werden. Man könnte sagen: ein digitaler Tresor mit klaren Regeln, wer hinein darf – und wann.
Nicht jeder virtuelle Datenraum ist gleich sicher. Wer seine Abläufe langfristig absichern will, sollte fünf Faktoren prüfen.
1 Sicherheitsstandards und Compliance – Schutz, der auch innen wirkt
Viele Unternehmen vertrauen auf Firewalls, Passwörter und VPNs.
Doch jede Mauer schützt nur, solange niemand von innen das Tor öffnet. Oft sind es kleine Nachlässigkeiten – ein vergessenes Update, ein geteilter Zugang, eine Datei am falschen Ort –, die Systeme gefährden.
Darum beginnen gute Sicherheitsstrategien im Inneren.
Ein moderner Datenraum folgt dem Zero-Trust-Prinzip: Keinem Nutzer, keiner Anwendung, keinem Gerät wird pauschal vertraut.
Jeder Zugriff muss sich ausweisen. Jede Datei ist einzeln verschlüsselt, und selbst Administratoren sehen Inhalte nur bei eindeutiger Authentifizierung.
Ein Audit Trail – das digitale Protokollbuch des Systems – zeigt, wer wann welche Datei geöffnet, heruntergeladen oder gelöscht hat. In hektischen Phasen, etwa während einer Due Diligence, bringt das Ordnung und Nachweisbarkeit.
Zertifizierungen wie ISO 27001, BSI C5 oder die Empfehlungen der ENISA sind mehr als Formalitäten. Sie zeigen, dass Anbieter ihre Prozesse regelmäßig prüfen lassen und dokumentieren, wie Daten tatsächlich verarbeitet werden. Sicherheit ist kein Zustand, sondern ein fortlaufender Prozess – ein Versprechen, wachsam zu bleiben.
2 Benutzerfreundlichkeit und Struktur – Sicherheit durch Klarheit
Technik schützt nur, wenn sie verstanden wird. Ein System, das zu kompliziert ist, wird umgangen – und wer Regeln umgeht, schafft neue Risiken.
Ein Datenraum ist dann sicher, wenn er einfach und klar ist. Er führt die Nutzer durch die Arbeit, statt sie zu überfordern. In M&A-Prozessen oder Immobilien-Transaktionen arbeiten oft mehrere Teams gleichzeitig mit vertraulichen Unterlagen. Wenn die Oberfläche unübersichtlich ist, passieren Fehler, die niemand beabsichtigt hat.
Darum gehört gutes Design zur Sicherheit. Ein moderner VDR bietet Drag-and-Drop-Uploads, automatische Indexierung, Volltextsuche und eine nachvollziehbare Ordnerstruktur. Berechtigungen lassen sich mit einem Klick prüfen, Dokumente versionieren sich automatisch.
Auch Details machen den Unterschied: klare Benachrichtigungen bei Änderungen, farbliche Hinweise auf Freigaben oder eine Startseite, die anzeigt, welche Dokumente noch geprüft werden müssen. Benutzerfreundlichkeit ist keine Nebensache. Sie ist stille Prävention – und sie spart Zeit.
3 Rollen- und Berechtigungssystem – nur sehen, was man sehen darf
Sensible Daten brauchen klare Grenzen. Darum zählt das Rollen- und Rechtesystem zu den wichtigsten Kriterien eines Datenraums.
Nicht jeder muss alles sehen. Ein Investor braucht Finanzberichte, eine Anwältin Vertragsunterlagen, ein Wirtschaftsprüfer Zugang zu einzelnen Belegen. Alles andere bleibt verborgen.
Ein gutes System erlaubt Rechte auf Dokument-, Ordner- oder Gruppenebene. Es regelt, wer lesen, drucken oder herunterladen darf.
Und es ermöglicht temporäre Zugänge für externe Partner, die nach Projektende automatisch gesperrt werden.
Diese Logik folgt dem von der AWS empfohlenen Prinzip der minimalen Rechtevergabe („Least Privilege“). Jede Person oder Anwendung erhält nur die Rechte, die sie wirklich braucht. Das reduziert Fehler, senkt Haftungsrisiken und schafft ein System, das sich selbst schützt.
Sicherheit ist keine Frage des Misstrauens, sondern der Verantwortung.
Gute Strukturen machen Vertrauen möglich, ohne blind zu vertrauen.
4 Support und Implementierung – die menschliche Sicherheitsschicht
Wenn etwas schiefläuft, zählt nicht nur die Technik, sondern wer ans Telefon geht. Deshalb ist Support kein Anhängsel, sondern Teil des Sicherheitskonzepts.
Ein Datenraum entfaltet seinen Wert erst, wenn Teams ihn verstehen.
Viele Vorfälle entstehen nicht durch Hacker, sondern durch Routinefehler – ein gemeinsam genutztes Passwort, ein ungesperrter Laptop, ein versehentlich geteilter Ordner.
Ein erfahrener Anbieter begleitet seine Kunden vom ersten Tag an:
mit Schulungen, klaren Anleitungen und einem deutschsprachigen Ansprechpartner, der im Ernstfall erreichbar ist. Das schafft Sicherheit, auch wenn der Druck groß ist.
Gerade in Transaktionen, bei denen Termine eng gesetzt sind, kann ein schneller Support über Erfolg oder Stillstand entscheiden. Auch die Einrichtungszeit zählt. Ein moderner Datenraum ist in Stunden einsatzbereit – mit vorbereiteten Vorlagen und automatischer Migration.
Ein guter Support vermittelt nicht nur Wissen. Er schafft Vertrauen – und das ist vielleicht die wichtigste Sicherheitsressource überhaupt.
5 Kostenstruktur und Skalierbarkeit – Flexibilität als Sicherheitsprinzip
Sicherheit muss planbar bleiben. Ein System, das zu teuer oder zu komplex ist, wird kaum genutzt – und eine ungenutzte Lösung schützt niemanden.
Darum gehört Wirtschaftlichkeit zur Sicherheit. Moderne Anbieter bieten transparente Preismodelle: Abrechnung nach Nutzerzahl, Datenvolumen oder Projektdauer. Verträge ohne Mindestlaufzeit erlauben, Räume zu pausieren oder zu erweitern.
Technisch heißt das Segmentierung. Jedes Projekt läuft in einem eigenen, abgeschlossenen Bereich mit eigener Rechteverwaltung und eigenem Audit Trail. Wenn dort etwas passiert, bleiben andere unberührt.
Diese Architektur senkt Risiken und Kosten zugleich. Sie passt zu einer Arbeitswelt, in der Projekte dynamisch starten, ruhen oder wachsen. Ein sicherer Datenraum wächst mit, statt zu bremsen – und bleibt auch für kleine Unternehmen realistisch.
Flexibilität ist die Form von Sicherheit, die Zukunft aushält.
Fazit – Sicherheit ist Architektur, nicht Zubehör
Die Geschichte der Spedition Knights of Old steht für eine Lektion, die viele erst lernen, wenn es zu spät ist. Sicherheit ist kein Produkt und kein Extra. Sie ist eine Haltung – und eine Frage des Designs.
Ein virtueller Datenraum ist kein gewöhnlicher Cloud-Ordner, sondern ein kontrollierter Arbeitsraum, der Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Verantwortung vereint. Er schafft einen Rahmen, in dem Menschen sicher handeln können, selbst unter Druck.
Wer bei der Auswahl auf Sicherheitsstandards, Benutzerfreundlichkeit, Rechteverwaltung, Support und Skalierbarkeit achtet, investiert nicht nur in Schutz, sondern in Stabilität.
